Llamadas entrantes: qué pasa cuando no contesta

Llamadas entrantes y llamadas perdidas

Su número de FirstFiveMin es una línea de negocio real. Una llamada suena en su celular unos 20 segundos. Si contesta, ahí termina la historia. Si no, FirstFiveMin sigue su configuración de llamadas perdidas, y cada llamada se captura como lead en cualquier caso, así que nada se pierde en un buzón que nadie revisa.

La opción: "Si no contesto una llamada entrante"

En Configuración, el campo Si no contesto una llamada entrante tiene cuatro opciones:

• Responder con un mensaje de texto: quien llama recibe un mensaje de inmediato (opción predeterminada).
• Mi asistente de IA contesta la llamada: el asistente contesta, se presenta, puede agendar una cita o tomar un mensaje, y usted recibe la transcripción.
• La IA contesta y, si cuelgan pronto, les enviamos un mensaje de texto: ambas cosas.
• Ninguno de los dos — no hacer nada si no contesto.

Si la línea bajo el campo dice "Aún no está activo en la plataforma", su elección queda guardada y se aplica en cuanto la contestación por IA se active en la plataforma.

"Quién contesta primero"

• Suena mi celular primero; la IA solo si no contesto (predeterminado).
• La IA contesta de inmediato (modo línea de negocio) — puede transferirme la llamada: úselo cuando el número está publicado como su línea principal y prefiere que su celular no suene primero.

Esto solo aplica cuando su opción de llamadas perdidas incluye a la IA. Quien llama siempre puede pedir hablar con una persona.

Oprima 1 para tomar la llamada de un cliente

Cuando un cliente llama a su línea de FirstFiveMin y suena su teléfono, usted escucha un mensaje breve antes de que se conecte la llamada: dice la línea y los últimos cuatro dígitos del número de quien llama. Oprima 1 para tomar la llamada. Si no oprime 1, la llamada no se conecta con usted: pasa a la siguiente persona que usted configuró y luego a su asistente o al mensaje de texto que eligió. Así, el buzón de voz de su teléfono nunca contesta la llamada de un cliente.

• Cuando el cliente llamó a una línea de FirstFiveMin propia, su teléfono muestra esa línea como quien llama, no el número del cliente. En la página de Números de teléfono, elija Guarde sus líneas de FirstFiveMin como contacto para que su teléfono suene aunque silencie a quienes no conoce.
• Cada teléfono suena hasta 15 segundos, y un cliente nunca espera más de unos 25 segundos antes de que la llamada siga su curso.
• El cliente escucha el timbre todo el tiempo y nunca oye el mensaje dirigido a usted.

De noche: quién contesta primero

Fuera de su horario laboral (la semana que definió en Calendario) el asistente contesta primero aunque haya elegido "Suena mi celular primero" — su celular sigue siendo el destino de transferencia, y quien pide hablar con usted recibe la transferencia o una devolución de llamada. La línea bajo "Quién contesta primero" en Ajustes lo dice. Las alertas de esas llamadas siguen su preferencia de alertas fuera de horario (de inmediato, en el resumen de la mañana, o ninguna).

Quien le llama, le escribe o le envía un correo pide que lo contacten

Quien le llama, le escribe o le envía un correo para pedir algo ha pedido que lo contacten sobre eso. FirstFiveMin registra esa solicitud como su consentimiento para recibir respuesta sobre el tema, con la llamada, el mensaje o el correo de origen como evidencia. Las palabras de un mensaje o correo se quedan en el lead; el registro de consentimiento solo guarda una huella de ellas. Usted recibe el lead y el tiempo para tomarlo primero.

• El consentimiento cubre esa única solicitud. Nunca se usa para mercadeo ajeno a ella.
• Un STOP o un "no me llame" siempre prevalece, el horario de llamadas sigue aplicando, y un número en su lista de no contactar nunca lo recibe.
• Sus propias líneas de FirstFiveMin, un mensaje vacío o ininteligible y su propio negocio llamándose a sí mismo nunca lo generan.
• Cuatro interruptores en Configuración deciden lo que ocurre después (vea "Los cuatro interruptores" más abajo). El primero, Guardarlos como solicitudes, viene encendido. Si lo apaga, estas personas se guardan igual como leads y usted recibe la alerta, pero nada se registra como su consentimiento y el asistente nunca las llama ni les escribe.

Si nadie toma el lead dentro de su tiempo de reclamo, el asistente les devuelve la llamada sobre esa solicitud. Dice que es un asistente de IA y que llama de parte de su negocio, y avisa que la llamada es grabada salvo que la persona haya pedido que no. Quien pide hablar con usted, o dice "stop", recibe el mismo trato que en cualquier otra llamada.

Los cuatro interruptores

En Configuración, bajo "Cuando alguien le llama, le escribe o le envía un correo", usted elige cada uno a propósito:

• Guardarlos como solicitudes. La llamada, el mensaje o el correo de la persona se registra como una solicitud y usted recibe el lead. Apagado: solo recibe la alerta, y los tres interruptores de abajo no tienen nada sobre qué actuar.
• Responder por mensaje de texto cuando se permita. Cuando alguien escribe al número de su negocio, se le responde con un solo mensaje sobre su solicitud: dentro del horario de llamadas, una vez al día por número y nunca a un número que dijo STOP.
• Devoluciones de llamada del asistente. Si nadie toma el lead a tiempo, el asistente llama a la persona sobre su solicitud, dentro del horario de llamadas. Apagado: el asistente nunca llama a quien solo le pidió algo al negocio; el lead se queda con usted y su alerta lo dice.
• Secuencia de seguimiento. Después del primer contacto, el asistente da seguimiento a esa solicitud los días 3, 7, 14, 30, 60 y 90, y luego se detiene. Una respuesta reinicia la cuenta.

Bajo cada interruptor lee uno de tres estados: Desactivado, Activado y listo, o Activado, pero en espera con el motivo (el primer interruptor está apagado, sus palabras aún se están revisando, o su cuenta aún no está totalmente activa). Un interruptor en espera no cambia nada hasta que desaparezca el motivo; con el motivo de las palabras en revisión no tiene que hacer nada.

Mientras no guarde ninguno, se aplican los estándar (los tres activados) y la página dice que aún no ha elegido. Cuando guarda, FirstFiveMin registra la fecha y de qué versión de estos interruptores eligió, para que una versión posterior nunca active algo que usted no eligió: un comportamiento agregado después de esta versión empieza apagado.

Qué pregunta primero el asistente

En cada llamada entrante el asistente pregunta por qué llama la persona y, si es sobre una propiedad, anuncio, trabajo o letrero, cuál — y lo repite para que el registro quede exacto. El motivo que clasifica (en bienes raíces: consulta de propiedad, quiere una visita, piensa vender, busca rentar, cliente actual, proveedor, número equivocado) aparece en la fila del lead, en su página y en su alerta. Analítica muestra las llamadas entrantes por motivo. Proveedores y números equivocados nunca cuentan como leads.

Quién suele llamar a cada línea

En Números de teléfono puede escribir una línea sobre quién suele llamar a cada línea desviada o número de FirstFiveMin ("consultas de propiedades del letrero", "llamadas generales de oficina"). El asistente la lee antes de contestar, así la primera pregunta encaja con la línea. Es opcional y puede cambiarla cuando quiera.

Tiempo del asistente por persona

Una llamada termina cortésmente a los diez minutos. Cada persona que llama tiene hasta 20 minutos de asistente por período de facturación. Después, el asistente toma un recado breve y ofrece una devolución de llamada en lugar de calificar o agendar — alguien que hable una hora no puede consumir su plan. Uso y plan muestra sus minutos entrantes del asistente en este período.

Cuando una misma persona llama una y otra vez

Cada conversación del asistente con una persona cuenta para su asignación, también la de quien vuelve a llamar. Cuando una persona llega a tres conversaciones en siete días, FirstFiveMin le envía un mensaje una sola vez a su propio celular. En la página de esa persona puede elegir Que la IA siga contestando o Enviar este número solo a mí; con esa elección el asistente deja de contestar sus llamadas y le suenan a usted como siempre. Elija lo que elija, el asistente también deja de contestar a una persona después de 5 conversaciones en 24 horas; su siguiente llamada sigue su ajuste de llamadas perdidas (timbre a usted, buzón o mensaje de texto).

Cómo desviar su número actual aquí

No tiene que reimprimir nada. En su página de Números de teléfono, Desviar un número que ya tiene le da los códigos exactos de su operadora con su número de FirstFiveMin ya incluido: tóquelo en su teléfono y se marca solo. Desvíe solo las llamadas que pierde (recomendado) o todas; la misma tarjeta muestra el código que apaga el desvío y le indica cuándo se vio una llamada desviada. Consulte *Desvíe los números que ya tiene* para los detalles.

Cómo se facturan las llamadas entrantes con IA

Una llamada entrante que el asistente contesta y en la que habla cuenta como una conversación de la IA en su plan, el mismo medidor que todo lo demás, nunca un cargo por minuto. Si la misma persona vuelve a llamar y a hablar, cuenta otra vez. Quien cuelga en los primeros segundos sin agendar no se cuenta.

Problemas comunes

• A alguien le respondimos por texto pero usted esperaba a la IA: revise la opción de llamadas perdidas y si aparece la línea "Aún no está activo en la plataforma".
• Alguien que llamó dos veces no recibió texto: un texto de respuesta por persona cada 24 horas, por diseño.
• Alguien que envió STOP antes no recibe nada: ese número está en su lista de no contactar. Es el registro de cumplimiento funcionando.

Llamadas de spam y de rastreo

No toda llamada a su línea es una persona. Antes de que el asistente conteste, FirstFiveMin revisa a quien llama: un número en su lista de bloqueo, una llamada cuyo identificador no pasó la verificación STIR/SHAKEN de las operadoras, o un número que ha colgado al asistente a los pocos segundos varias veces en un día se trata como spam. Una llamada de spam escucha la línea corta de "estamos atendiendo a otros clientes" y se cuelga: no se gastan minutos del asistente, no se crea un lead, no se envía ningún mensaje y nada se descuenta de su plan. Quien ya dio su consentimiento para que usted lo contacte nunca se revisa.

Una llamada que sí llegó al asistente pero terminó en pocos segundos sin captar nada se marca después como spam corto en su registro de llamadas; tampoco se contó.

Cuando el número de alguien que llama por primera vez es de un tipo que casi nunca pertenece a una persona (un número de tarifa especial o de costo compartido, un buscapersonas, un número solo de buzón de voz o un número que no existe), la llamada también se trata como spam. FirstFiveMin revisa el tipo una sola vez por número con los registros de la compañía telefónica. Las llamadas desde aplicaciones de telefonía por internet como Google Voice se contestan como siempre: los clientes reales las usan.

Si alguna vez una persona real termina en la lista de bloqueo por error, pida a su operador de FirstFiveMin que la quite.